Как спроектировать максимально гибкий офис

Ключевые соображения для компаний в постпандемическом мире    

В 2020м году об удаленном формате работы узнали все. Ранее популярная в основном в IT-индустрии, “удаленка” многим пришлась по вкусу. Сотрудники получили возможность экономить время и силы на дороге.  Затем последовали выводы о росте показателей компаний. В итоге многие  организации задумались о сохранении удаленного или гибридного формата после отмены локдауна. Логично возникли намерения о создании комфорта в  офисах, который способствовал бы повышению производительности. И, несомненно, остался актуальным вопрос об адаптируемости офисного пространства к подобным катаклизмам в будущем. 

Так родилась концепция гибкого офиса.

Гибкие офисы, ориентированные на перспективу

Гибкий офис подразумевает разнообразие компоновок и оформления рабочих мест. В опенспейсах компаний, где под конкретный проект собирается отдельная команда, мобильные перегородки позволяют быстро организовать обособленное место в  открытом пространстве под совещание или спринт по проекту. Стационарными перегородками можно создать кластер для долгосрочной работы команды или отдела. Трансформируемые столы с изменяемой высотой позволяют создавать поверхности под разные задачи. 

В то же время для некоторых видов деятельности требуется тишина и покой. Бывает сложно  сконцентрироваться в открытом пространстве и шумной обстановке. Для таких случаев предусматриваются уединенные рабочие места.

В офисах люди часто общаются за чашкой кофе или во время бранча. Не всегда это праздные беседы, многим нравится обсуждать рабочие вопросы в непринужденной обстановке кухни или кафе. Для такого формата общения в гибком  пространстве возможны универсальные зоны отдыха, оснащенные кофемашиной или вендинговыми аппаратами, со столиками и мягкими креслами.

Для неформальной обстановки создаются точки притяжения людей:  мягкая мебель в солнечных уголках офиса, лавки и столики в проходных зонах или возле кухни. Появляется возможность для отвлечения от рутины. Такие точки притяжения людей способствуют социализации, расслабленная атмосфера помогает налаживать приятельские отношения с коллегами. Сотрудники, работающие удаленно, получают возможность погрузиться в рабочую атмосферу и непринужденно влиться в команду.

Возможности гибкого офиса реализуют творческий подход в адаптации пространства. Мобильные перегородки, передвижная мебель, гибкая система освещения, мультимедийные панели и продуманные сети связи и электроснабжения делают возможной любую эргономику.

Баланс между эстетикой и функциональностью в гибких офисах

Ощущение от пространства сказывается на настроении человека. Поэтому важно продумать дизайн и грамотно подобрать освещение, цветовые решения и элементы декора. Атмосферу дополнят архитектурные композиции или художественные инсталляции. При грамотном распределении площадей, с открытыми и уединенными пространствами, каждый сотрудник найдет для себя место.

Элементы биофильного дизайна позволяют сотрудникам ощущать себя более расслабленно. И это не только комнатные растения в большом разнообразии. Для эмоционального состояния людей важны также места с естественным светом, они способствуют качественному отдыху в перерывах. Применение природных материалов и натуральных цветов в оформлении тоже работают на  спокойный образ офисного помещения. Грамотный дизайн стимулирует продуктивность сотрудников, помогает привлекать в компанию молодых и амбициозных специалистов. Однако решения по дизайну не должны ограничивать функционал и выбиваться из рамок брендинга компании.

Брендинг создает определенные рамки для дизайнеров, чтобы конечный облик офиса соответствовал ключевым ценностям и культуре организации. Удачная реализация такого подхода через дизайн помещения создает у сотрудников и положительные ассоциации и сопричастность с образом компании, в которой они работают. Лицо  бизнеса должно быть легко узнаваемым и для сторонних людей — партнеров и клиентов. Это тоже задача дизайна.

Интеграция технологий в дизайн гибкого офиса

Цифровое оснащение гибкого офиса включает презентационные системы, оборудование для видеоконференций и мультимедийное  оснащение для проведения общих совещаний. Формат гибкого офиса предполагает использование цифровых систем управления проектами. Чтобы сотрудники на удаленке оставались полностью вовлеченными в работу, запускаются облачные сервисы и пользовательские приложения.

Цифровая инфраструктура офиса и каналы связи должны в полной мере обеспечивать возможность построения цифрового бизнеса и нести нагрузку от удаленной работы сотрудников (например, для видеоконференций нужен широкий и стабильный канал связи). Базу для подключения всех устройств — сети связи и электричества — стоит закладывать на этапе проектирования, чтобы впоследствии не нагружать пространство временными решениями в виде удлинителей и дополнительных роутеров.

Гибридный формат экономит расходы на аренду за счет сокращения рабочих мест. В таком случае сотрудников в компании больше чем рабочих столов, и системы бронирования рабочих станций позволяют всем  самоорганизовываться, не мешая друг другу. Тем же образом можно организовать бронирование переговорных комнат. Подобные решения существуют и для парковок, чтобы никому не пришлось перекрывать машину коллеги при отсутствии свободных мест.

Дополнительная экономия достигается с помощью систем интеллектуального здания. Динамическое освещение и зонированный климат-контроль не только экономят ресурсы, но и позволяют “настроить” гибкий офис под разные потребности работников.

Проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении гибких офисов 

Решения гибкого офиса могут с ходу не подойти некоторым компаниям. Кому-то потребуется реорганизация рабочих процессов и дополнительная цифровизация. Где-то не получится реализовать идеи адаптируемого пространства из-за ограниченной площади. В любом случае идеальное воплощение гибкого офиса может быть достигнуто только при детальном проектировании.

Истории успеха

В 2021 году московский офис Росбанка получил премию Best Office Awards. Это современное пространство, спроектированное по принципам гибкого офиса. В наполненном естественным светом атриуме расположены функциональные зоны, предназначенные для разных форм коммуникаций. Для проведения общих презентаций и собраний создан большой амфитеатр с экраном, информация с которого легко считывается со всех этажей здания — достаточно просто выйти из кабинета на балкон атриума. Яркий акцент общественного пространства офиса — переговорные, выполненные в виде металлических куполов. Релакс-зона расположена под стеклянной крышей: там много зелени, мягкой мебели и дневного света. Создан центр притяжения для сотрудников, в том числе, и тех, кто работает удаленно. Сюда всегда приятно приехать, чтобы погрузиться в рабочую атмосферу и повидаться с коллегами.

Похожие решения при создании гибких офисов успешно опробованы многими крупными игроками IT-сферы, финансового сектора и ритейла. В какой-то мере переход на новые формы организации рабочих пространств был вынужденным из-за локдауна, но подобный формат достаточно давно популярен в западных ведущих компаниях. Тренд создания максимального комфорта для повышения эффективности естественным образом обрел признание. Кризис пандемии лишь ускорил этот процесс. И для некоторых компаний именно переход к новому формату работы может послужить мощным драйвером роста.