Роль гибких офисов в поддержке гибридных схем работы

Влияние гибких офисов на производительность, удовлетворенность сотрудников и непрерывность бизнеса

Влияние офисного окружения на эффективность работы уже давно среди популярных тем. Ведущие IT-компании, задающие тренды развития остальным отраслям экономики, первыми начали выстраивать кадровую политику по принципу “всё для комфорта сотрудников”. Рабочие места с домашней обстановкой, пространства для отдыха и кофе-брейков, велопарковки, и даже корпоративные детские комнаты.

В 2020 году офисный мир столкнулся с небывалым вызовом, вынудившим пересмотреть подходы к организации труда: всем пришлось работать из дома. Неожиданно для многих, переход на удаленный формат вызвал рост эффективности. Сотрудники получили возможность самостоятельно распределять свое время и поддерживать баланс работы и отдыха. А владельцы бизнесов больше сконцентрировались на объективных показателях эффективности, а не на отслеживании занятости сотрудников.

Эти изменения очень удачно влились в общий тренд популярности обустройства офисного комфорта. Чем работнику комфортнее — тем он эффективнее. Стало понятно, что компания, внедрившая концепцию гибкого офиса, при одинаковых условиях будет иметь больше шансов по сравнению с консервативными конкурентами.

Разберем подробнее понятие гибкого офиса, его преимущества, особенности организации и возможности развития.

Основные характеристики гибких офисов

Формат гибкого офиса предполагает организацию работы сотрудника исходя из его личных предпочтений. Предоставляется возможность удаленного формата работы и самостоятельного распределения времени для выполнения  поставленных задач — кто-то более эффективен утром, а кто-то — вечером. 

В самом офисном пространстве создаются рабочие места разных форматов: общие кластеры, отдельные кабинеты или кабинки, и зоны отдыха, оснащенные всем необходимым для работы. Кто-то любит сидеть у окна, кому-то по душе тихий, уединенный уголок с приглушенным светом. Многие любят расположиться на мягком диване с ноутбуком на коленях, а кому-то работается лучше за столом. Любое рабочее место должно отвечать принципам well being, а именно — быть, воплощением комфорта. Тогда сотрудники меньше устают и качественнее выполняют задачи. 

Well being офис привлекает сотрудников как хорошее кафе. Никто не стремится поскорее покинуть уютное рабочее пространство, а социализация помогает созиданию и “внеклассной” работе над задачами. В атмосфере гибкого офиса проще транслировать корпоративные ценности. В общих зонах отдыха становится возможным неформальная коммуникация с руководящим составом. Быстрее налаживаются горизонтальные связи и появляются возможности для преодоления бюрократических барьеров. Возникает единение, ощущение “одного дела” ради общего блага.

Техническая реализация принципов гибкого офиса сегодня не требует сверхусилий: массовая цифровизация позволяет находить недорогие решения для организации видеоконференций, онлайн-переговоров и презентаций. Системы электронного документооборота уже давно зарекомендовали себя как надежный и эффективный инструмент организации бизнес-процессов. 

Для обеспечения непрерывности бизнеса могут быть внедрены системы управления проектами. Прижившись в IT-мире, такие программные оболочки быстро распространились на остальные сферы бизнеса. Широкие возможности настройки функций и интерфейсов позволяют сотрудникам не выпадать из процесса, находясь дома или в поездке. Руководители же получили в свои руки удобный инструмент контроля за выполнением проектов и достижением KPI.

Техническое оснащение предусматривается на ранних этапах проектирования гибкого офиса: цифровая инфраструктура, сервисы для бизнес-процессов, облачные хранилища данных, возможности для разных форматов связи. Важны сервисы для самоорганизации сотрудников. Например, если структура компании предполагает гибридный формат труда, то в условиях ограниченного количества рабочих мест в офисе необходима система их бронирования. Тот же принцип применяется к переговорным, офисной технике и парковке.

Примеры компаний, успешно внедривших гибкие офисы

Успешный опыт IT-гигантов и жесткие условия пандемии смотивировали передовые компании из ритейла и финансового сектора на переустройство под новые форматы работы. Позже об эффективности гибкого офиса заявили Сбербанк, Авито, Яндекс и другие крупные игроки.

По словам генерального директора Mail.ru Group Бориса Добродеева, с марта 2020 года большинство работников холдинга перешли на удаленку, и по итогам этот год стал для компании одним из лучших за последние 5-6 лет. 

Оптимизацию затрат на содержание офиса и административную поддержку отмечают многие компании, сменившие формат работы. Практика показывает, современные климат-системы, автоматизация освещения, сокращение площади офиса и парка техники позволяет сэкономить до 30% средств на содержание. Согласитесь, весомый довод в пользу гибкого офиса.

Кроме того, системы «интеллектуального» здания удачно вписываются в тренды экологии и устойчивого развития. Такие ценности привлекают в компанию активных молодых специалистов, для которых экологичное существование — одно из базовых понятий. 

Трудности внедрения гибких офисов

При очевидных плюсах гибкого офиса, переход на новый формат не проходит без трудностей, и главная из них — боязнь перемен. Менеджеры мыслят категориями рисков и выгоды для компании, поэтому новые принципы работы могут настораживать. Дополнительные траты с неочевидным результатом на начальном этапе — не всякий руководитель с ходу готов согласиться на такое. Новая организация работы и незнакомые сервисы вызывают дискомфорт и среди рядовых сотрудников, как правило, среди людей с опытом.

Для преодоления этих барьеров важна разъяснительная работа и демонстрация очевидных преимуществ гибкого офиса. Менеджеров убедят возможная экономия и рост эффективности. Рядовым сотрудникам, будет достаточно презентации о преимуществах гибкого офиса с разъяснениями по новым возможностям.

При переходе на формат гибкого офиса нужен анализ капитальных затрат для смены формата работы. Стоит детально рассмотреть существующую организационную политику компании, оценить технологическое оснащение и его приспособленность к новым функциям. Детальное проектирование гибкого офиса поможет создать офисное пространство и сопутствующую инфраструктуру, которые действительно повлияют на улучшение показателей бизнеса.

Правовые и нормативные соображения

В правовом поле переход на гибкий офис не вызывает особых трудностей. В 2020 году с переводом людей на удаленную работу, возник вопрос  юридического оформления новых условий труда. Многим было не понятно, как вести учет рабочего времени, формировать фонды оплаты и оформлять трудовые договора. При этом законодательная база под дистанционный формат работы существует давно. Потребовалось время на осознание и тестирование новых подходов, однако серьезных трудностей резкий переход на удаленку не вызвал.

Все примеры из опыта крупных игроков в разных отраслях бизнеса отмечают стимулирующий эффект формата гибкого офиса на ключевые показатели. Сказывается экономия на ресурсах, улучшение психологического состояния сотрудников и атмосферы в компании. Отметим, что все приведенные примеры говорят о внезапном и вынужденном переходе на новый формат работы в пандемийный период с непредсказуемыми тратами. При плановом переходе или расширении бизнеса, когда возможно детальное проектирование гибкого офиса, капитальные затраты будут минимальны. Рост эффективности при этом будет соответствовать примерам выше.

Будущее гибких офисов и гибридной работы

Сегодня тенденции показывают, что формат гибкого офиса будет обретать все большую популярность. Компаниям с консервативным характером придется подстраиваться под изменения подходов в организации пространства, иначе будут возникать риски отставания от более подвижных и прогрессивных игроков. Гибкий офис — это не мода или временный тренд, это актуальный способ влияния на ключевые показатели бизнеса.